Biblioteca escolar

Tratamiento técnico y ordenación de los fondos

Recepción de los fondos, registro y sellado

Una vez que se han seleccionado y adquirido los fondos (1), en el momento en que llegan a la biblioteca debe darse acuse de recibo en la biblioteca. Para ello se procederá a su inscripción en el registro y a su tratamiento técnico (sellado, etiquetado, clasificación, catalogación, etc.).

Registro

Inventario de los documentos que constituyen una colección. Tiene que ser manual, aunque conviene que exista un registro automatizado complementario. Se registra todo, incluso las publicaciones periódicas y la literatura gris (preferiblemente en un registro aparte). El registro es fundamental para el control y seguimiento de cada documento.

Tipos de registro
 

• Por unidad física o ejemplar: cada volumen tiene un número de registro.
• Por título: cada título –aunque haya varios volúmenes– el mismo número.

En la biblioteca escolar nos inclinamos por asignar el mismo número de registro a todos los volúmenes de un mismo título (por ejemplo, una enciclopedia en veinte volúmenes llevará un solo número para todos ellos).

Sin embargo, si tenemos varios ejemplares idénticos de un mismo título, asignaremos un número de registro diferente a cada ejemplar. El número de registro deberá figurar también en las fichas catalográficas.

En cuanto a las publicaciones periódicas, el número de registro identifica el título y no cada uno de sus fascículos o entregas; por tanto, cada revista o periódico tendrá un solo número por cabecera.

Elementos a consignar en el registro

• Número de orden
• Fecha de ingreso
• Autor
• Título
• Lugar/editorial/Año
• Volúmenes
• Tamaño
• ISBN
• Precio
• Procedencia
• Observaciones (indicaremos si el documento está deteriorado, perdido, expurgado...)

El número de registro es único, no se puede sustituir por otro. Va precedido por la letra “R”. Se pone al lado del sello y en la ficha de registro (asiento catalográfico).

Sellado

Toda biblioteca debe tener su propio sello. Su tamaño debe ser pequeño. El sellado es siempre en la portada y en alguna página impar. No debe dificultar la lectura o la contemplación de las ilustraciones.
La portada es la página en la que aparecen los datos de la cubierta y además el ilustrador, la editorial y el responsable de la traducción.
El programa informático de gestión de bibliotecas ABIES permite imprimir el libro de registro de forma automatizada.

Catalogación (2)

La catalogación es la descripción de un documento siguiendo un código normalizado de forma que permite identificarlo de manera exacta con el fin de recuperarlo con precisión y rapidez. Se forma con dos operaciones. El resultado de la catalogación es el asiento bibliográfico.
Asiento bibliográfico es la identificación de los datos de un documento recogiendo sus partes esenciales de acuerdo con una norma.

Normas de catalogación

Facilitan el intercambio de la catalogación y la interpretación de las descripciones eliminando barreras lingüísticas. Son las ISBD (Internacional Standard Bibliographical Description). Determinan los datos que permiten la identificación de los documentos, el orden y los signos de puntuación.
 

ISBD (M)	Monografías
ISBD (S)	Publicaciones en serie
ISBD (A)	Libros antiguos
ISBD (MP)	Música impresa
ISBD (CM)	Material cartográfico
ISBD (NBM)	Material no bibliográfico
ISBD (F)	Archivos legibles por ordenador.

Dimensión normalizada de las fichas catalográficas:
 

• 125 mm. en la dirección de la escritura
• 75 mm. de altura
• 22 mm. ó 9 espacios de máquina de escribir como margen lateral

Tipos de catalogación
 

• Catalogación manual.
• Catalogación automatizada (sistema de gestión de bibliotecas).
• Catalogación centralizada o compartida. El proceso lo realiza una biblioteca que distribuye los asientos al resto de bibliotecas de la red.
• Catalogación cooperativa: Resultado de la aportación de los asientos catalográficos de distintas bibliotecas (catálogos colectivos).
• Catalogación retrospectiva: Conversión de los catálogos manuales en automatizados.

Datos de las fichas catalográficas

La descripción bibliográfica (3) se divide en áreas que a su vez se subdividen en elementos y en menciones. Señalaremos sólo los elementos y menciones más usuales.
 

• Área de título y mención de responsabilidad

• Título propiamente dicho.
• Subtítulo y/o información complementaria sobre el título.

• Área de edición: se indica la edición a la que pertenece el ejemplar catalogado, salvo cuando es la primera.
• Área de datos específicos de la clase de documento (no se utiliza salvo para la descripción de cierta clase de documentos, por ejemplo, para las publicaciones periódicas. No se utiliza, entre otros casos, para las monografías).
• Área de publicación y distribución

• Lugar de publicación y/o distribución.
• Nombre del editor y/o distribuidor.
• Lugar de publicación y/o distribución.

• Área de descripción física

• Extensión y designación específica del material.
• Mención de otras características físicas.
• Dimensiones.

• Área de notas: es el área menos formalizada y aquella donde el catalogador tiene más libertad para anotar aspectos relativos al contenido o al aspecto formal.
• Área de serie

• Título de la serie.
• Número de la serie.
• Número y/o título de la serie.

• Área de número normalizado

• Número normalizado.
• Título clave (sólo para publicaciones periódicas).

Catalogación manual

Hay que reproducir la ficha tantas veces como puntos de acceso haya. Se reencabeza la ficha principal. Las fichas de autor en el catálogo alfabético de autores y anónimos. Aquí se incluyen todas las de título uniforme, aquellas cuyo encabezamiento principal es el título. El catálogo secundario de títulos, el secundario de materias, el topográfico

Clasificación

Es la operación por la que se asigna al documento la materia de la que trata utilizando un lenguaje documental que permite representar de forma alfabética o numérica el contenido de un documento con el objetivo de que el usuario pueda conocer que documentos tiene la biblioteca sobre una materia determinada.

En la mayoría de las bibliotecas del mundo se utiliza la CDU (Clasificación Decimal Universal) como sistema normalizado de clasificación temática general. Establece una tabla de clasificación numérica que ordena la temática general en diez clases, del 0 al 9. Cada una de las clases principales está dividida en 10 subclases que, a su vez, pueden subdividirse por medio de la adición de nuevas cifras siguiendo el principio de clasificación jerárquica que caracteriza la CDU.

Asiento catalográfico

Resultado de la catalogación y clasificación que incluye la descripción del documento, los puntos de acceso principales y secundarios, la clasificación y la localización del documento. Se compone de:
 

1. Encabezamiento principal.
2. Descripción bibliográfica.
3. Registro de asientos secundarios.
4. CDU o anotación de la clasificación.
5. Número de registro.
6. Signatura topográfica.

Signatura

Signo compuesto de números, letras o ambos que sirve para identificar un documento dentro de una biblioteca para ordenarlo y posteriormente localizarlo. Está en función del sistema de ordenación que se utilice en la biblioteca. La signatura se debe marcar en el correspondiente tejuelo.

El fondo de no ficción se ordena sistemáticamente (CDU). La signatura topográfica se compone de número de clasificación, tres primeras letras del encabezamiento principal en mayúsculas y las tres primeras del título en minúsculas. En la biblioteca escolar se debe simplificar la CDU.

El fondo de ficción se ordena alfabéticamente en función del género (novela, teatro, poesía, cómic…). La signatura se compondrá del código alfabético de género, de las tres primeras letras del autor en mayúsculas y de las tres primeras del título en minúsculas.

Las biografías están correspondidas con el número 9 de las CDU. La signatura será con la CDU, las tres primeras letras de la persona biografiada y las tres del autor. Si es autobiográfica se repite.

CLASIFICACIÓN DECIMAL UNIVERSAL
0	Generalidades
1	Filosofía. Psicología
2	Religión. Teología
3	Ciencias Sociales. Estadística. Política
4	Vacante
5	Ciencias Naturales. Matemáticas
6	Ciencias Aplicadas. Medicina. Tecnología
7	Arte. Juegos. Espectáculos. Deportes
8	Lingüística. Literatura
9	Geografía. Historia. Biografías

Cada número se subdivide en otras diez y así sucesivamente. Pero nosotros creemos que para una biblioteca escolar hemos de realizar una simplificación que consiste en limitar el uso del sistema hasta los dos primeros dígitos y, sólo en algunos casos, hasta los tres primeros.

He aquí las subdivisiones que pueden resultar más útiles al bibliotecario escolar:
 

0 00 001 002 008 009 01 02 06 070 087.5.

GENERALIDADES Fundamentos de la ciencia y la cultura Ciencia y conocimiento en general. Inventos y descubrimientos. Divulgación científica Documentación. Libros Civilización. Cultura. Progreso Humanidades. Ciencias del espíritu en general Bibliografía y bibliografías Biblioteconomía Organizaciones y colectividades. Congresos. Exposiciones. Museos Periodismo Publicaciones para niños (libros infantiles en sentido estricto)

1 159.9 17

FILOSOFÍA Psicología Moral. Ética

 

2 22 26 28 29

RELIGIÓN Biblia Iglesia cristiana. Iglesias cristianas. Comunidades y sectas Religiones no cristianas. Mitología

3 30 31 32 33 34 35 37 39 396

CIENCIAS SOCIALES Ciencias sociales en general Estadística. Demografía. Sociología Política Economía Derecho Administración Pública Educación. Enseñanza Etnología. Usos y costumbres Feminismo. Situación social de la mujer

 

4	Puede dedicarse, por ejemplo, a las producciones de los propios estudiantes

 

5 502 504 51 52 53 54 55 56 58 59

CIENCIAS PURAS. CIENCIAS EXACTAS Y NATURALES Ciencias naturales en sentido estricto Ciencias del medio ambiente Matemáticas Astronomía. Investigación espacial Física Química Geología y ciencias afines. Meteorología Paleontología. Fósiles Botánica Zoología

 

6 61 62 629 63 64 657 662 681.3 68

CIENCIAS APLICADAS Medicina. Salud Ingeniería en general. Máquinas Transportes Agricultura Economía doméstica Contabilidad Combustibles Informática. Ordenadores Construcción; trabajos y materiales

 

7 71 72 73 74 75 76 77 78 79 791 794 796

ARTE. JUEGOS Y DEPORTES Ordenación del territorio. Urbanismo Arquitectura Escultura. Numismática. Cerámica artística Dibujo. Artesanía Pintura Artes gráficas. Grabados Fotografía Música Diversiones. Juegos. Deportes Cine Juegos de mesa y tablero Deportes

 

8 81 82

LINGÜÍSTICA. LITERATURA Lingüística. Lenguas Literatura

 

9 90 91 929 930 931 94 946

GEOGRAFÍA. HISTORIA Arqueología. Prehistoria Geografía. Viajes Biografías Historia Universal Historia antigua Historia contemporánea (Edad Media y Moderna en general) Historia de España

Una clasificación, más completa, es la siguiente: 

• 0. Obras generales (diccionarios y enciclopedias)

• 01 Bibliografías. Catálogos
• 02 Bibliotecas y documentación
• 03 Enciclopedias y diccionarios generales
• 05 Anuarios. Directorios

• 1. Filosofía. Psicología

• 14 Sistemas filosóficos
• 15 Psicología
• 16 Lógica. Epistemología
• 17 Moral. Ética. Filosofía práctica

• 2. Religión. Teología

• 22 La Biblia
• 23 Cristianismo
• 24 Teología
• 29 Otras religiones

• 3. Ciencias Sociales

• 31 Demografía. Estadística. Sociología. Medios de comunicación
• 32 Política
• 33 Economía
• 34 Derecho
• 35 Administración pública. Gobierno
• 36 Servicios sociales
• 37 Educación. Enseñanza. Tiempo libre
• 38 Turismo
• 39 Folclore. Usos y costumbres. Vida social

• 4. Disponible
• 5. Ciencias exactas y naturales

• 50 Medio ambiente. Ecología
• 51 Matemáticas
• 52 Astronomía. Investigación espacial
• 53 Física
• 54 Química. Mineralogía
• 55 Ciencias de la tierra. Geología. Meteorología
• 56 Paleontología. Fósiles
• 57 Biología
• 58 Botánica
• 59 Zoología

• 6. Ciencias aplicadas

• 61 Medicina. Salud
• 62 Ingeniería. Tecnología
• 63 Agricultura. Ganadería
• 64 Economía doméstica. Alimentación. Vestido. Decoración
• 65-67 Industrias, comercios y oficios diversos
• 68 Informática
• 69 Construcción

• 7. Arte. Música. Juegos. Deportes. Espectáculos

• 71 Urbanismo
• 72 Arquitectura
• 73 Artes plásticas. Escultura. Cerámica
• 74 Dibujo. Artes aplicadas y artesanía
• 75 Pintura
• 76 Artes gráficas. Grabado
• 77 Fotografía
• 78 Música
• 79 Diversiones. Espectáculos. Juegos. Deportes

• 8. Lingüística. Literatura. Filología

• 80 Filología
• 81 Lingüística y lenguas
• 82 Literatura. Historia de la literatura
• 860 Literatura española

• 9. Geografía. Biografías. Historia

• 90 Prehistoria. Arqueología
• 91 Geografía. Exploración de tierras y países. Viajes
• 92 Biografía. Genealogía. Heráldica
• 93 Historia universal. Historia de la civilización. Historia Antigua
• 94 Historia de la Edad Media, Moderna y Contemporánea
• 940 Historia de Europa
• 946.0 Historia de España

La signatura topográfica en los libros de ficción (4)

Las obras literarias, correspondientes al número 8, suelen constituir el 90% del fondo, aunque lo deseable sería que no sobrepasasen 1/3 del total. Por comodidad, suelen colocarse aparte y distribuirse en cuatro apartados según los géneros, a cada uno de los cuales se le designa una letra: 

• N para las novelas
• P para las recopilaciones de poemas, rimas y canciones
• T para las piezas de teatro
• C para las historietas, tebeos y cómics

Además es conveniente que se ordenen de forma sencilla según los diferentes grupos de edades que se diferenciarán con letras, números y colores determinados:
 

I1	azul	hasta los 7 años (poca letra y muchas ilustraciones)
I2	rojo	de 8 a 10 años (texto e ilustraciones por igual)
I3	verde	de 10 a 13 años (predominio de texto)
JN	amarillo	a partir de 13 años

En las estanterías, los documentos se clasificarán por las subdivisiones de género y por orden alfabético de las tres primeras letras del apellido del autor. La clasificación de las obras de un mismo autor se hace por orden alfabético de los títulos.

La CDU se utiliza también para organizar temáticamente las estanterías en las bibliotecas, de tal manera que se asigna a los diferentes cuerpos el número y el tema correspondiente y se distribuyen los libros según esta división.

Cada libro, con el fin de colocarlo en su sitio, tiene un tejuelo o pequeña etiqueta adhesiva que lo identifica y se coloca a 2 cm de la parte inferior del lomo.En él se escribe la signatura topográfica que permite indicar la localización de un documento dentro de una biblioteca. Esta información se traslada al tejuelo y se ordena en columna: el número de la CDU, las tres primeras letras del apellido del autor y las tres primeras letras del título. Esto permite ordenarlos alfabéticamente por autores y dentro de ellos por títulos.

Ejemplos de tejuelo

(deportes)	797	Nº CDU	N	(Narrativa)
(John Smith)	SMI	3 primeras letras del apellido del autor	LOR	(Juan A. Lorente)
(El deporte en EEUU)	dep	3 primeras letras del título	cam	(Los caminos del mal)

Con el fin de poder localizar los materiales sin dificultad, la signatura topográfica deberá registrarse no sólo en el libro (tejuelo), sino también en las fichas del catálogo o en el campo correspondiente si la biblioteca está informatizada.

En la hemeroteca las revistas se ordenan por su título. En las cajas se incluye el título de las revistas completas y los años que abarca cada caja. La sección local tiene un indicativo especial correspondiente con la ciudad que se añade a la signatura normal.

La fonoteca se divide en fondo musical y fondo informativo. El fondo informativo se clasifica sistemáticamente. La signatura se compone de CDU, las tres primeras letras del autor en caso de que lo tenga y el título. El fondo musical se clasifica alfabéticamente por estilos de música. En los dos casos se añade un indicativo del soporte.

La videoteca se divide en películas y documentales. Los documentales se ordenan de forma sistemática. La signatura tiene la CDU, el título y el código de soporte. Las películas se ordenan por géneros.

Colocación de los fondos

Los libros se pueden colocar en estanterías en batería o adosados. Se empieza por abajo y por la izquierda.
 

• Los formatos especiales y novedades se pueden colocar en expositores.
• Cómics: en bucs.
• Publicaciones periódicas: en archivadores o expositores.
• Diarios: en bastidores o estanterías.
• Material cartográfico: en planeros o tubos
• CD y Vídeo: en estanterías tradicionales o bucs.

Expurgo

Es la eliminación de documentos del fondo bibliotecario con el fin de dar mayor operatividad y eficacia a la colección, ajustándola al usuario al que sirve. El expurgo lo realiza un grupo de trabajo bajo la supervisón del bibliotecario.

Para hacer el expurgo se pueden aprovechar los recuentos, reordenaciones, traslados o automatización del catálogo.
Para llevarlo adecuadamente acabo hay que tener en cuenta criterios de conservación y de uso (si no se han prestado en cierto tiempo). El método a seguir debe comenzar por la revisión del documento, la determinación del destino de la obra u obras (canje, donación, destrucción, venta o subasta), dar de baja en el libro de registro e inclusión en el libro de bajas. Posteriormente habrá que eliminar la descripción bibliográfica y hacer el informe del expurgo.

La presentación de la CDU en un Colegio de Infantil y Primaria

La división temática según los criterios de la CDU puede ser planteada al alumnado más joven de forma didáctica con el apoyo de los colores. Es ya clásica la imagen de la margarita de diez pétalos en la que cada hoja, de un color, representa uno de los niveles de la Clasificación Decimal Universal.
 

Marrón	0	GENERALIDADES. Diccionarios y Enciclopedias
Azul claro	1	FILOSOFÍA. Pensar e imaginar
Rojo	2	RELIGIÓN. Rezar
Naranja	3	CIENCIAS SOCIALES. Vida social
Negro	4	Disponible
Verde	5	CIENCIAS EXACTAS Y NATURALES. Observar la materia
Azul oscuro	6	CIENCIAS APLICADAS. Curar y fabricar
Rosa	7	ARTE, MÚSICA, DEPORTES Y ESPECTÁCULOS. Creación y diversión
Amarillo	8	LENGUA. LITERATURA. Hablar, leer historias
Blanco	9	GEOGRAFÍA, BIOGRAFÍAS E HISTORIA. Países y hombres célebres

Kepa Osoro

(1) Resulta interesante consultar la web http://castronauta.iespana.es/biblioteconomia.htm que recoge apuntes de las diferentes asignaturas de la dipolomatura de Biblioteconomía y Documentación de la Universidad de Salamanca.
(2) Aconsejamos la consulta del libro de Pedro Valverde y otros recogido en la bibliografía. En especial sus páginas 121 a 152.
(3) VALVERDE, P. [et alt] (1997): La biblioteca, un centro-clave de documentación escolar. Organización, dinamización y recursos. Madrid, Narcea, p. 121.
(4) Cómo organizar una biblioteca escolar: Aspectos técnicos y pedagógicos [Pamplona]: Gobierno de Navarra. Departamento de Educación y Cultura, 2000.

Bibliografía