Biblioteca escolar > Educación documental y formación de usuarios

La educación documental: sistemas de organización de la documentación

Melquíades Álvarez
Catedrático de Física. Especialista en documentación.
y Laura Cobos
Profesora Filosofía en IES Santa Brígida (Gran Canaria)
Especialista en documentación

1. La educación y las habilidades documentales

Cada vez nos resulta más difícil hablar de aspectos concretos sin tener la sensación de que repetimos lo mismo, con distintas palabras. Así, cuando pensamos en organizar la documentación tendemos a repetir todo el proceso relacionado con la ALFIN (Alfabetización Informacional), que posibilita que nuestra alumnado pueda determinar qué necesidades informativas tiene, cómo encontrar la información, como organizarla, tratarla y analizarla críticamente.

Por otra parte, muchos artículos que abordan un tema concreto se centran en él perdiendo la perspectiva de lo general, del para qué. Nosotros tenemos una excesiva tendencia a lo contrario y no nos arrepentimos. Así pues, para abordar el tema que nos ocupa, qué menos que empezar planteándonos brevemente el proceso de la educación documental y cómo se debería concretar en esta última etapa de la Enseñanza Secundaria.

Hemos defendido la biblioteca escolar como «un centro documental y de recursos culturales, cuyo objetivo principal era formar lectores polivalentes capaces de comprender y expresarse en cualquier lenguaje (escrito, cinematográfico, musical, plástico...), que tuvieran la posibilidad de aprender por sí mismos cualquier cosa que les interesara y de acceder a cualquier ámbito de la cultura que pudiera formar globalmente su personalidad»..

La secuencia respecto al proceso que debería seguir nuestro alumnado sería la siguiente¹:
 

Apropiación del espacio	Habilidades relacionadas con el proceso que va desde la expresión de una idea o necesidad a la localización del documento, lo que implica situarse en el espacio de la BE, determinar lo que se busca y dónde buscarlo2.
Apropiación de instrumentos documentales	Apropiación de instrumentos documentales Aprender a diferenciar y utilizar documentos en distinto soporte en la BE y en la red.
Apropiación de la lectura	Habilidades relacionadas con el tratamiento de la información3.

En el artículo, «La formación para el uso de la biblioteca escolar», publicado en esta misma web en el PLEC de Secundaria, planteábamos que «formar en el tratamiento de la información es una tarea compleja que implica no sólo el desarrollo de habilidades documentales que hagan posible la ejecución eficaz de una instrucción para el uso correcto de cualquier espacio informativo, sino también el de capacidades intelectivas para el aprendizaje y la utilización consciente y constructiva de la información, además de la educación en determinados valores y habilidades sociales y de trabajo cooperativo» ⁴.

Así, distinguíamos cinco grandes campos en los que habría que formar a los futuros usuarios en información y documentación. Los cuatro primeros –biblioteca, hábitos de trabajo intelectual, documentación y trabajo en grupo– los dividíamos en tres niveles: el inicial, el medio y el avanzado, que deberían estar superados al finalizar la etapa obligatoria.

El trabajo de estos campos dentro de lo que llamamos el PLAI (Plan de Lectura y Alfabetización en Información de cada centro) permitirá abordar el quinto –la elaboración de un trabajo de investigación–, que debería plantearse como objetivo prioritario en Bachillerato, para lo que sería preciso abordar la secuencia de procedimientos en torno a los cuatro campos indicados.

2. La apropiación de instrumentos documentales y de la lectura

Una vez se han adquirido las habilidades relacionadas con la localización y recopilación de la documentación pertinente a la búsqueda que nos interesa, se precisa de la organización de los documentos y de la información que contienen. En estos procesos podríamos diferenciar dos que nos interesan especialmente para el cumplimiento del objetivo de este artículo.

2.1 Aprender a diferenciar y utilizar documentos según su:

• Tipo (Diccionarios, enciclopedias, periódicos, revistas, dossieres, catálogos , bases de datos, videos, películas, imágenes).
• Soporte: en papel, informáticos, DVD, CD, gráficos proyectables, objetos tridimensionales).
• Lenguaje: escrito, cartográfico, cinematográfico, musical, plástico....
• Procedencia:

• Los aportados por el profesorado o el libro de texto.
• Los disponibles en la Biblioteca del Centro escolar. La utilización de un sistema universal de organización les introduce en el uso de otros servicios bibliotecarios.
• Los de otras bibliotecas públicas, universitarias o especializadas.
• Los encontrados en Internet: páginas web, blogs, foros de debate, grupos de discusión...
• Bases de datos.
• Otros lugares de documentación e información (museos, librerías, fuentes orales, cursos, conferencias, exposiciones, programas de radio o televisión...

• Calidad. Requiere la valoración de las fuentes encontradas en función de su autoridad, pertinencia, actualidad, calidad, contenido. Este apartado requiere especial atención al referirnos a sitios web.

2.2 Extraer la información pertinente

• Analizar documentos sencillos: localizar y seleccionar la información de interés en el documento mediante el uso de índices, capítulos, párrafos, lectura superficial y escaneado, reconocimiento de ideas principales de un texto.
• Recopilar datos, hechos, noticias...
• Separar hechos y opiniones.
• Diferenciar observación, descripción y explicación.
• Escribir, esquematizar, resumir y sintetizar.
• Tomar notas.
• Fichas y notas de lectura.
• Citar documentación.
• Elaborar bibliografías.
   

3. La elaboración de un trabajo de investigación

La apropiación del espacio, de los instrumentos documentales y de la lectura a la que nos hemos referido tiene un objetivo práctico en el proceso educativo, que es hacer posible que el alumnado sea capaz de realizar un trabajo de investigación. No es el objetivo final de la educación en alfabetización, pero la capacidad de nuestro alumnado de realizarlos es una medida del éxito o fracaso del proceso educativo tal como aquí lo hemos entendido.

3.1 Tipos de investigaciones

Los diferentes trabajos que podemos abordar, ordenados según su grado de complejidad, podrían ser:

• Resolver cuestionarios dirigidos sencillos
  Contestación a preguntas a través de obras de referencia.

• Realizar trabajos dirigidos
  El profesor delimita los aspectos a abordar, la bibliografía a utilizar, guión que debe seguir la investigación y las preguntas a las que debe contestar, un ejemplo son las WebQuest.

• Trabajos monográficos
  Recopila información sobre un tema, la organiza y expone sus conclusiones de forma individual o en grupo, oralmente, por escrito, mediante murales o carteles, usando herramientas informáticas...

• Debates
  Se requiere seleccionar el tema principal, el enfoque, los temas relacionados, recopilar información, preparar preguntas, argumentar respuestas, aportar datos, organizar las intervenciones...

• Trabajos de investigación
  Quizás la actividad más completa y compleja, que requiere de la elaboración de un trabajo monográfico de búsqueda de información, pero al servicio de ideas propias, estableciéndose un diálogo con el autor, que posibilita el cuestionamiento de ideas preconcebidas, ayudando a crear de este modo un discurso argumentado personal literario, filosófico o artístico o a defender hipótesis en un trabajo de experimentación científica.

Las presentaciones que no se realizan en soporte papel –transparencias, murales, diapositivas, presentaciones multimedia... – sustituyen el índice del trabajo por un guión, una síntesis de la información en la que se resalte lo fundamental de las tesis que se quieran defender y de los argumentos que se utilizan para ello de acuerdo con dicho guión.

3.2. Iniciar la búsqueda

Una buena guía es la que ofrece CERISE⁵, recomendada por los Ministerios de Educación Nacional y de la Enseñanza Superior y la Investigación franceses

A. Iniciar una búsqueda documental

1. Precisar la búsqueda

• Exploración del tema

i. Delimitar en primer lugar el contexto general
ii. Consultar diccionarios y enciclopedias
iii. Clasificar la información en función de:

1. Información acerca del contexto (político, económico, cultural, social…)
2. Información propia del tema
3. Información precisa que aclara puntos particulares del tema

• Planteamiento

iv. Enriquecer la información, con la información que aparecen en diccionarios o enciclopedias acerca de revistas o libros
v. Acotar el tema

1. Despejar los puntos fuertes
2. Tomar en cuenta aspectos secundarios

2. Organizar la información recopilada en función del objetivo de búsqueda

i. Distinguir:

1. Las fuentes
2. Los comentarios a las fuentes
3. Las opiniones personales

ii. Seleccionar las obras que pueden ser más útiles

1. Manuales
2. Monografías (evaluación del contenido y del nivel)

a. Datos de portada (autor, editorial, colección)
b. Fecha de publicación
c. Índices y tabla de materias

iii. Iniciar el proceso

1. Resituar el texto en relación al contexto
2. Utilizar los datos (descripciones, fechas…)
3. Ampliar la información a otros campos (arte, música, economía…)
4. Volver a la problemática definida
5. Organizar la información (datos, textos, comentarios…)
6. Verificar que la demostración es clara y equilibrada
7. Redactar, distinguiendo la reflexión personal de los textos y comentarios

3. Plantear una problemática

i. Relacionar el tema principal de estudio con un tema secundario (p.ej. informática y libertad)
ii. Formular las preguntas que resulten a partir del conjunto de datos, mostrando lo que pueda plantear un problema
iii. Profundizar en la información
iv. Tomar nota de la información
v. Jerarquizar y clasificar la información en función de la problemática

4. La organización de la documentación personal

Una vez encontrada la documentación relacionada con nuestras necesidades de búsqueda se precisa de su ordenación según un esquema inicial, que finalmente será reelaborado para convertirse en el índice final del trabajo.

La clasificación de la información encontrada requiere utilización de herramientas de organización como son:

A. Las fichas bibliográficas

El tipo de fichas dependerá del volumen de referencias, de las necesidades de recuperación o de transporte de la base de datos de un lugar a otro. Requieren conocer los encabezamientos de autor y/o disponer de índice de materias relacionado con la BE o la materia que investigamos. Podemos utilizar:

B. Elaboración de cada ficha

Requiere aprender a citar diversas fuentes, determinar los campos y el orden y forma en que se citan. En el Anexo I se incluyen algunos ejemplos de cómo citar una referencia documental.

C. Fichas de contenido

Recogen y clasifican la información que queremos tratar. La elaboración de fichas permite acumular datos, recoger ideas y organizarlo todo en un fichero por orden alfabético de conceptos o por subtemas o subapartados del índice de nuestro trabajo.

Los elementos de las fichas de contenido son:

1. Encabezado
   El orden de los encabezados es: TEMA-SUBTEMA-SUB-SUBTEMA. (Pueden tener relación directa con el esquema de la investigación), fuente de referencia (abreviada).
2. Referencia
   En la referencia se debe encontrar los datos necesarios para reconocer la fuente de procedencia del contenido de la ficha. Como mínimo debe incluir: apellidos del autor - título (puede abreviarse) y páginas utilizadas.
3. Contenido
   Según contengan ideas, datos, observaciones personales, citas textuales, resúmenes del texto, podemos clasificarlas en:

Textuales	Su contenido corresponde íntegramente a lo dicho en la fuente de información. El texto va entrecomillado. Leva referencias a la fuente y a la página en la que la encontramos.
De definiciones	Incluyen exactamente la definición que da un autor de un concepto.
De resumen	Se dice en pocas palabras la idea del autor, sin alterar el sentido original.
De comentario personal	En relación al contenido de una de las fichas anteriores en cuyo caso llevará sus mismos encabezamientos y referencia. Si no es así, los encabezados corresponderán a aquel punto del esquema con el cual tenga relación el comentario. No tendrá referencia.
Mixtas	Incluyen contenidos textuales, definiciones resúmenes y/o comentarios personales.
De referencias cruzadas	Nos remiten a otras fichas que contienen información sobre una parte del trabajo.

 
D. Organización de las fichas de contenido

Tal como indicamos al principio del apartado las ordenamos según el índice inicial del trabajo. De esta manera podremos comprobar si tenemos datos suficientes para desarrollar cada uno de sus apartados y nos dará una primera idea acerca de la necesidad de reestructurar el índice y/o localizar más información.

Cada vez tiene más importancia aprovechar las posibilidades que las TIC ofrecen para el tratamiento de información de cualquier tema y en cualquier tipo de lenguaje, digitalizándola, modificándola, procesándola, almacenándola, distribuyéndola, exponiéndola o intercambiándola.

5. Valoración de la información

Este es sin duda el aspecto en el que el educador debe poner más empeño, puesto que implica que, una vez que nuestro alumnado ha encontrado y organizado la información, sea capaz de analizarla críticamente y de contrastar diversas fuentes, esto es, tener criterio propio y poder argumentar o rebatir argumentos.

6. La organización de la presentación. Esquema para la elaboración de un trabajo de investigación

6.1 Partes de un trabajo de investigación

Portada	Título del trabajo, el nombre del autor y fecha.
Índice de contenidos	Relación de títulos de capítulos numerada.
Agradecimientos
Introducción
Justificación del trabajo	Por qué se realiza. Objetivos que se pretenden. Ámbito de aplicación y utilidad. Cómo está organizado.
Metodología y técnicas seguidas en su desarrollo
Desarrollo	Trabajo en sí.
Conclusiones	Redacción de una reflexión personal a partir de lo aprendido en la lectura y justificación de las conclusiones del trabajo. Se debe aportar los datos que las sostienen (Trascripción literal los textos, gráficos, imágenes... en los que se basa la argumentación de nuestras ideas).

 

Apéndices	Añadidos o documentación adjunta como parte accesoria o dependiente.
Bibliografía	Seleccionar una forma mínimamente normalizada.
Glosario de términos	Relación alfabética de términos utilizados que precisan de aclaración o que interesa desatacar para familiarizarnos con ellos.
Material complementario

En determinados trabajos de investigación científica habría que incluir, además, dentro del desarrollo:

• Introducción teórica.
• Descripción de fenómenos.
• Formulación de hipótesis y determinación de variables dependientes e independientes.
• Comprobación de la hipótesis:

Investigación documental.
Investigación de campo.

• Exposición de resultados:

De la investigación documental.
De la investigación de campo.

6.2 Aspectos formales de la presentación

Como mínimo se debería tener en cuenta los siguientes aspectos formales:

• Seleccionar tipo de letra, caja y espacio interlineal.
• Numeración de páginas
• Separación de capítulos, apartados y subapartados mediante líneas y/o espacios o páginas en blanco.
• Mantener criterios uniformes de sangrado.
• Criterios de colocación de gráficos, ilustraciones, tablas, fotografías…
• Citas de las fuentes de los elementos gráficos.
• Entrecomillado de citas textuales.
• Indicación de la omisión de parte de una cita con […].
• Referenciar las citas con notas a pie de página o al final del trabajo.
• Uso de notas a pie de página para informaciones adicionales.
• Citas reiteradas de un mismo autor usar la referencia completa para la primera cita y abreviar la segunda (autor, op. cit. p., y si va seguido: ibid. p. ).

7. El contexto del Bachillerato

La transición de la enseñanza secundaria obligatoria a la postobligatoria, si bien viene acompañada de un fuerte proceso selectivo, lo que debería suponer que permanece el alumnado con mayores capacidades, va acompañada de dos problemas fundamentales:

• El alumnado en la mayor parte de los casos no ha adquirido las habilidades correspondientes a su nivel.
• El proceso educativo, responsable de este fracaso, se ocupa ahora de superar procesos selectivos, en muchos casos determinantes para el futuro profesional de nuestro alumnado (llámese PAU o integración en ciclos profesionales de grado superior de acceso cada vez más competitivo...)

En este contexto es pues muy importante concienciarnos de que educar personas no es exclusivamente facilitarles superar una prueba selectiva, sino darles las herramientas para que en su salida profesional y en su desarrollo como seres humamos dispongan de los recursos necesarios para tratar la información.

8. ¿Qué necesitarán para continuar sus estudios?

Por último, la formación de nuestro alumnado debe facilitarles la superación de las necesidades de tratamiento de la información que tienen después del Bachillerato para poder abordar con éxito los estudios relacionados con la profesión que elijan o poder satisfacer, a lo largo de su vida, sus necesidades de información y de ocio, utilizando los servicios que prestan la bibliotecas universitarias, las públicas o las especializadas.

Así, el alumnado que se va a integrar en la Universidad, por ejemplo, en la de Las Palmas de Gran Canaria (ULPGC), debería al menos poseer las referencias básicas de los servicios que su Biblioteca ofrece en relación a la organización de la información:

8.1 Catálogo de la biblioteca

Conocer y utilizar los catálogos de acceso público en línea (OPAC), esto es, una base de datos formada por los registros bibliográficos de los distintos materiales que integran la colección de la Biblioteca. Por ejemplo el de AbsysNET (Ver http://opac.ulpgc.es).

El manejo del OPACs implica, conocer campos de búsqueda, estrategias de búsqueda y recuperación de la información y localización de fondos.

8.2 Portales de acceso a recursos electrónicos

Portales tipo MetaLib permiten el acceso a los recursos electrónicos de la Biblioteca Universitaria, realizar búsquedas simultáneas en varios recursos de información, personalizar los recursos favoritos, crear alertas de novedades... En el pueden consultar bases de datos, revistas electrónicas, catálogos de bibliotecas, libros electrónicos, tesis, e-prints, patentes, normas, diccionarios electrónicos, enciclopedias electrónicas…

La Biblioteca de la ULPGC dispone de un servidor de enlaces SFX que ofrece una serie de servicios asociados entre las referencias bibliográficas y la colección electrónica de la Biblioteca. Pueden:

• Ver el texto completo de los artículos.
• Consultar la disponibilidad de los documentos en el catálogo de la Biblioteca. Solicitar un artículo al SOD (Servicio de Obtención de Documentos) cuando la Biblioteca no disponga del texto completo. Ver el factor de impacto de una revista en Journal Citation Report.
• Recuperar otros artículos de los autores en ISI Web of Science.
• Buscar información relacionada en Google Scholar.

8.3 Gestores de citas bibliográficas

Utilizando los gestores de referencias bibliográficas como REFWORKS pueden:

• Recopilar su bibliografía, organizarla y comentarla.
• Utilizarla cuando preparen una publicación.
• Adaptar su estilo a las normas de edición de una determinada revistas científica.

Anexo I. La referencia documental

¿QUÉ ES ?

Una referencia documental es el conjunto de datos de un documento que son necesarios para que pueda ser identificado por otra persona.

¿PARA QUÉ SIRVE?

Sirve para:

• Identificar un documento
• Citar a pie de página
• Hacer una bibliografía

¿CÓMO SE HACE?

LIBROS
APELLIDOS, Nombre. Título (en cursiva). Nº de edición (si no es la primera). Lugar de publicación: editorial, fecha de publicación. ISBN. Pág. (sólo si se cita una parte).

Ejemplo:
WILDER, Thorton. Los idus de marzo. Madrid: Alianza Editorial, 1974. ISBN 84-206-1501-3

ARTÍCULOS DE REVISTAS:
APELLIDOS, Nombre (del autor del artículo). Título (del artículo; entre comillas). Título (de la revista; en cursiva), mes año (de publicación de la revista), vol., nº (de la revista), Págs.

Ejemplo:
DÍAZ GRAU, Antonio y GARCÍA GÓMEZ, Fco. Javier. «Contra la biblioteca endogámica». Educación y Biblioteca, noviembre/diciembre 01, nº 126, pp. 6-9

DISCOS
APELLIDOS, Nombre (de cantante o grupo). Título del disco (en cursiva). Ciudad: Casa discográfica, fecha grabación.

Ejemplo:
MANU CHAO. Clandestino. París, GheWaka, s/f

VIDEOS Y DVDS
APELLIDOS, Nombre (del director/a de la película). Titulo de la película (en cursiva). Lugar: editorial, año.

Ejemplo:
BARRATIER, Christophe. Los chicos del coro. Barcelona: Cameo Media, 2005

PÁGINAS WEB
APELLIDOS, Nombre (del autor o autora de la información). Título del artículo (entre comillas). WWW.

Ejemplo:
GÓMEZ, Julio. «La búsqueda del yo». www.uib.es/documents/búsqueda.html

BIBLIOGRAFÍA UTILIZADA

AENOR. Documentación. Tomo 2: Normas fundamentales: Recopilación de Normas UNE. Madrid: AENOR, 1994. ISBN 84-86688-91-4
REGLAS de Catalogación. Madrid: Dirección General del Libro, Archivos y Bibliotecas, 1995. ISBN 84-8181-065-7

Notas

1. COUET, M.: «Hacia una tipología de las actividades en la biblioteca escolar». Educación y Biblioteca, nº 11, 1990. Subir
2. COBOS, L. y ÁLVAREZ, M. (2006): Guía práctica de acceso a la información en la biblioteca escolar. De la pregunta al documento. Madrid: Fundación Germán Sánchez Ruipérez. Subir
3. ASOCIACIÓN DE BIBLIOTECARIOS ESCOLARES DE CANARIAS (ABeC): Guía práctica de acceso a la información en la biblioteca escolar: Apropiarse de los instrumentos documentales y de su lectura (En preparación). Subir
4. http://www.plec.es/documentos.php?id_seccion=7&id_documento=115&nivel=Secundaria Subir
5. CERISE: Conseils aux étudiants pour une Recherche d’ Information Spécialisée Efficace. http://urfist.enc.sorbonne.fr/cerise/Cerise+.htm  Subir