Biblioteca escolar > Los fondos

Selección y adquisición de fondos en bibliotecas

Introducción

La selección y adquisición de fondos son dos procesos fundamentales para el funcionamiento de una biblioteca escolar. De ellos depende en gran medida el éxito de la mayoría de las intervenciones que se llevan a cabo en este tipo de bibliotecas porque sin una buena colección –ahora veremos lo que entendemos por «buena colección» – es imposible llevar a cabo tanto la lectura recreativa como las educación documental y la dinamización cultural que se suponen deben ser los tres ejes de la dinamización bibliotecaria.

Iremos explicando –de la mano de Rosario López de Prado (1) – cuáles son los criterios, fuentes y métodos que el bibliotecario deberá poner en marcha para llegar a dotar a su biblioteca de una colección eficaz, suficiente y equilibrada. En cualquier caso, lo primero que hay que decir es que la selección y adquisición se han de ajustar con precisión a las necesidades de la biblioteca y, por extensión, de la escuela en la que ésta esté enclavada. Olvidar este principio supondría distorsionar tanto el proceso de selección y adquisición como el desarrollo del proyecto.

Para ajustar ambos procesos se han de tener en cuenta los siguientes aspectos:
 

1. Son tareas bibliotecarias. Por ello la realizarán las personas más especializadas dentro de la escuela. Si existe un personal con conocimientos biblioteconómicos dirigirá todo el proceso, pero valorando e incorporando tanto los criterios de los demás maestros y especialistas como los de los usuarios infantiles y de los padres. Sólo así la selección se ajustará a las necesidades de todos los usuarios.
2. Dependen del tipo de biblioteca y de escuela. Cada escuela es diferente y cada modelo de biblioteca escolar también singular. Tanto la selección como la adquisición de libros se habrán de enfocar en función del concepto de biblioteca que se esté poniendo en práctica.
3. Toda colección es incompleta y, como tal, será considerada como un ente vivo en constante renovación y crecimiento. Por eso los criterios, fuentes y métodos de selección estarán en constante revisión y la colección existente en continua evaluación para evitar desviaciones de los criterios y de la evaluación tanto de la biblioteca como del centro educativo.

Principios

Los principios a observar al enfocar la selección y adquisición de fondos son los siguientes:
 

• Cuantitativos. Excelencia no es en este caso sinónimo de volumen desorbitado. Se intentará tener lo necesario, ni más ni menos. Para ello se valorarán dos proporciones: la relación documentos/usuario, que es diferente según el tipo de documento (monografías, publicaciones periódicas, material no librario, etc.) y el número de ejemplares de cada obra. Para ello debe tenerse en cuenta el número de solicitudes de cada documento: en muchos casos bastará con un solo ejemplar, mientras que en otros habrán de ser varios.
• Cualitativos. Se refieren al tipo de fondos y abarcan tanto el contenido –que será acorde a las funciones y al proyecto de la biblioteca– como el soporte del documento –audiovisual, impreso, informático, etc.
• Demanda: Necesidades, tanto reales como potenciales, expresadas o no por los usuarios. Para conocerlas se puede recurrir a las desideratas, pero no habrán de ser consideradas suficientes, sino que deberán completarse con otro tipo de consultas. Las demandas potenciales de los usuarios deben valorarse lo más individual y detenidamente posible porque ni han de obviarse ni han de suponer una distorsión de la línea biblioteconómica y pedagógica de la biblioteca.
• Selección negativa. Consiste en la eliminación de los fondos innecesarios por su nula utilización, o de aquellos cuyo grado de deterioro impida su uso. La selección comportará otras operaciones paralelas: expurgo, canje, envío a otra biblioteca, etc.
• Neutralidad. La selección y adquisición de fondos se realizarán con criterios pedagógicos y profesionales, nunca con intenciones ideológicas.

Criterios

La puesta en práctica de todos estos principios debe realizarse de un modo colegiado, es decir, tanto la selección como la adquisición deberán ser desarrolladas por un equipo multidisciplinar en el que estén presentes especialistas de los diversos niveles y áreas curriculares y representantes de todos los agentes del proceso de enseñanza y aprendizaje. En los casos en los que sea posible –al pertenecer el centro escolar a una red– se valorarán y asumirán criterios y procedimientos extraescolares.

En cualquier caso, los criterios que deben seguirse en el proceso de selección de los fondos son los siguientes:
 

• Autoridad del autor e imparcialidad.
• Pertinencia del tema tratado en el documento.
• Rigor científico y exactitud de la información.
• Nivel científico adecuado al tipo de biblioteca y actualidad.
• Adaptación al usuario real o potencial.
• Belleza y calidad de estilo.
• Calidad técnica del documento.
• Presencia o ausencia de aspectos complementarios: índices, notas, etc.
• Necesidades reales de la biblioteca.
• Presupuesto con el que se cuenta.
• Aspectos formales: formato, encuadernación, tipografía y composición, calidad de los materiales, claridad y calidad de las ilustraciones...

Todo ello se debe además multiplicar por cada uno de los diferentes medios que pueden encontrase en una biblioteca, ya que no es lo mismo seleccionar una revista científica que un videocasete. La complejidad de este proceso es lo que justifica la selección y valoración colegiada.

Fuentes

La selección de fondos para la biblioteca puede pretender crear la colección inicial o incrementarla y mantenerla actualizada.

Para extender y mantener renovada la colección, el bibliotecario debe recurrir bien al examen directo de las obras o las fuentes bibliográficas. La enorme cantidad de publicaciones hace prácticamente imposible que el bibliotecario pueda llegar a examinarlas todas, por lo que habitualmente la selección se hace a partir de diversas fuentes de información.
 

1. Fuentes bibliográficas. Según la finalidad que persigan, serán:

• No comerciales. Se clasifican según criterios de elaboración en:

• Bibliografías generales.
• Bibliografías especializadas.
• Bibliografías de publicaciones periódicas.
• Bibliografías críticas y selectivas.
• Bibliografías de materiales especiales.
• Bibliografías de bibliografías.
• Directorios de escritores e ilustradores

• Comerciales. Tienen como fin la comercialización del documento.

• Catálogos de libreros y distribuidores.
• Catálogos de editores.
• Libros en venta (ISBN).

2. Fuentes no bibliográficas. Son múltiples y diversas. Van desde los comentarios aparecidos en revistas especializadas, hasta el criterio de especialistas pasando por las citas, las lecturas personales, etc. Para la literatura científica es imprescindible conocer los boletines de sumarios, de resúmenes, etc., aunque este aspecto, debido a la enorme cantidad de publicaciones periódicas de carácter científico, desborda las posibilidades de las bibliotecas y es tarea que suele estar realizada por los centros de documentación.
3. Otras fuentes. Las bibliotecas públicas y las especializadas pueden ofrecer su experiencia y conocimientos en este terreno.

Las bibliografías son una fuente excelente, pero actualmente se produce un grave problema: dado el descomunal volumen de novedades que aparecen constantemente en el mercado, las ediciones que se lanzan son muy cortas por lo que los libros se quedan descatalogados rápidamente, lo cual dificulta su compra.

La literatura gris es muy difícil de conseguir porque no suele aparecer en las diversas fuentes. Sólo el contacto directo con sus autores permite hacerse con ella, pero esto no es siempre posible, porque, además, sus tiradas son también muy reducidas.

Técnicas de selección y adquisición

El bibliotecario es quien debe proceder a la selección por ser quien mejor conoce a los usuarios, a la biblioteca y los procedimientos a seguir, así como por su función de administrador de la biblioteca. Pero, como decíamos antes, deberá contar con el apoyo y asesoramiento de todos los miembros de la comunidad educativa y con el soporte de otras redes y sistemas bibliotecarios: bibliotecas públicas, bibliotecas universitarias, bibliotecas especializadas, bibliotecas privadas, etc.

La selección de los fondos no implica necesariamente su adquisición, ya que en la mayoría de las ocasiones existe la limitación presupuestaria. Pero nunca debe seleccionarse sólo lo que se va a comprar inmediatamente; ha de hacerse una previsión a corto, medio y largo plazo para no perder la perspectiva de lo que es prioritario, lo que es necesario y lo que hasta cierto punto puede considerarse accesorio.

Los sistemas de adquisición válidos para una biblioteca escolar son los siguientes:
 

1. Gratuitos

• Donación y legado. La primera es una cesión de los fondos de una persona física en vida de ésta, mientras que el legado se hace en cláusula testamentaria. Ambos sistemas tienen las mismas ventajas e inconvenientes. Con frecuencia proporcionan a la biblioteca la oportunidad de hacerse con colecciones homogéneas o fondos de difícil adquisición. Pero es también posible que la donación suponga una pesada carga, ya que suelen ir acompañadas de condiciones no siempre aceptables, entre las que suelen encontrarse el compromiso a mantener la colección intacta y unida, lo cual no suele ser posible en una escuela, bien por problemas de espacio, bien porque se considera que no todos los libros son de interés para los estudiantes (incluso algunos pueden estar obsoletos o deteriorados). También se consideran donaciones los lotes que aportan los planes institucionales. No se debe aceptar nunca una donación de materiales que no hubiéramos comprado.
• Depósito. Consiste en la concesión temporal a una biblioteca de los fondos de una persona relacionada con la escuela (por ejemplo, el familiar de algún alumno). A veces el depósito se convierte en definitivo, mientras que otras se mantiene en la biblioteca el tiempo que dura la estancia del alumno en el centro.

2. Semigratuitos

• Canje: con otras escuelas o instituciones bibliotecarias y culturales. Se puede canjear, por ejemplo, la literatura gris. El canje afecta a los fondos duplicados o múltiples y las publicaciones realizadas por la institución.

3. Onerosos

• Son los que desarrollan la adquisición de fondos mediante compra. Se puede hacer directamente al editor o al librero y cada una de ellas presenta sus ventajas e inconvenientes.

Procedimiento de las adquisiciones
 

1. Operaciones previas: comprobar si el documento está ya en la biblioteca o ha sido pedido.
2. Ficha de pedido. Cumplimentar una ficha en la que se indiquen todas las características del libro y el número de ejemplares que se desean, así como la forma de pedido. De este documento se harán varias copias.
3. Fichero de pedidos. Con una de las copias de la ficha de pedidos se elabora este fichero provisional que servirá para seguir el proceso de la adquisición.
4. Fichero de proveedores. Otra copia de la ficha de pedido se debe incluir en el fichero de proveedores, con lo cual puede establecerse el grado de fiabilidad de cada uno de ellos y llevar control de las respuestas recibidas.
5. Entrega y recepción de los recursos. Examen del estado individual y colectivo del pedido y elaboración de las posibles reclamaciones.
6. Facturación. Debe realizarse por duplicado, para que quede constancia en el servicio de biblioteca y en el de contabilidad de la escuela.
7. Registro, sellado y catalogación de los fondos recibidos. Si la gestión de la biblioteca está automatizada todo este proceso es muy sencillo.
8. Hoja de proceso, que se utilizará para la evaluación de resultados y la elaboración de estadísticas.

Además, existen formas especiales de selección, adquisición e incorporación a los fondos para las publicaciones en serie y periódicas, publicaciones oficiales, microformas, mapas, música impresa, estampas, literatura gris, materiales audiovisuales y materiales únicos o raros.

EL CONTENIDO DE LOS DOCUMENTOS
INFORMACIÓN			FICCIÓN
OBRAS DE REFERENCIA		OBRAS DE REFERENCIA	Reflejan un universo imaginario Estimulan la infestigación	Concepto
Concepto	Cubre  las necesidades puntuales de información	Facilita la formación Estimula la investigación
Ejemplos	Anuncios Enciclopedias Diccionarios Atlas Guías Bibliografías Catálogos Directorios	Manuales Monografías de carácter histórico, científico, técnico... Reportajes	Obras de literatura (narrativa, teatro, poesía); cine; cómics; fotonovelas; libros de imágenes; fotografía artística; creaciones musicales...	Ejemplos

Kepa Osoro

(1) Puede consultarse su artículo «Selección y adquisición de libros y materiales especializados. Criterios, fuentes y métodos. Planes cooperativos y centralizados», en la web http://www.geocities.com/zaguan2000/304.html